¿Cuáles son los indicadores de que una empresa necesita un sistema de gestión documental?
Demora en la entrega de información, perdida de archivo físico, falta de soporte documental para todos los procesos, incumplimiento de normas archivísticas, reproceso, deterioro de documentos, inadecuada clasificación, difícil acceso por volumen y desorganización.
Ejemplo de indicador:
Información solicitada / documentación entregada a tiempo
¿Hay empresas que no necesitan Gestión Documental?”
Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Los sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.
“En sus palabras, ¿Cuáles son exactamente las ventajas de la Gestión Documental?” “¿Y los inconvenientes, si los hay?
Las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En primer lugar, la gestión documental es un gran paso hacia reducción de costos dando un total beneficio, a través de una gestión documental los empleados pueden desarrollar habilidades y conocimientos técnicos, que se pueden aprovechar para mejorar el trabajo y optimización del tiempo.
Las organizaciones tiene acceso a toda la información y documentación para sus actividades de negocio, y es de gran ventaja en todos los procesos, ayudas como:
· Ahorros de espacio físico
· Seguridad y fiabilidad de información
· Localización de documentos
· Desplazamiento
· Solución de problemas
· Orden
Se puede aprovechar para mejorar los procedimientos internos. Un buen sistema ayuda a que la empresa sea más eficaz y, por tanto, más rentable.
Una de las desventajas es la actualización de software de información, ya que genera un alto costo para la organización, capacitaciones para el personal actual y al que ingresa.
Realizar un Diagrama Mental donde logremos agrupar los aspectos más importantes de la presentación de una forma que genere mayor recordación del tema
¿En qué consiste la estrategia de retención?
Retener a los empleados mejor considerados significa desarrollar un marco de trabajo estratégico que pueda funcionar para las distintas categorías de personas, debe ser lo suficientemente flexible para incluir los diferentes tipos de incentivos para reconocer el valor estratégico de los recursos clave de la empresa, considerando que no se debe degradar el buen desempeño de otros. Los responsables de las áreas de recursos -humanos pueden actuar como una fuerza de equilibrio, es en este sentido, que el nuevo milenio demanda una nueva visión para crear organizaciones en constante aprendizaje e innovadoras, es a partir de aquí que surge la necesidad de gestionar el conocimiento como un enfoque sistemático e integrado para identificar, gestionar y compartir todos los activos de información de la empresa, incluyendo bases de datos, documentos, políticas, procedimientos, así como experiencia y expertise (especialización) del personal.
La cultura de aprendizaje (capacitación) es un reto y responsabilidad que puede fortalecerse teniendo en cuenta los siguientes puntos:
- Sensibilizar al personal acerca del valor de la gestión del conocimiento.
- Ofrecer capacitación, gestión del desempeño y otras herramientas.
- Integrar los esfuerzos de selección y desarrollo de carreras para construir una cultura de compartir el conocimiento.
- Centrarse en aquellos procesos que permitan aprender y compartir conocimientos entre distintos "territorios" de la organización.
- Organizar redes de aprendizaje.
- Ser un modelo para compartir las mejores prácticas.
Los beneficios de una cultura de compartir el conocimiento redundan en una mejor selección de personal y una ventaja para retener al personal clave.
Las personas se sienten atraídas por organizaciones donde se aprecian sus contribuciones y se espera que colaboren
ENSAYO
Según Donald Kirkpatrick, experto en temas de formación y RR.HH., existe una forma simple y flexible para evaluar en cuatro niveles el impacto de un programa de formación:
Reacción o satisfacción, que determina en qué medida se valoró la acción Se le pregunta a los participantes al momento de terminar el curso, qué tanto les gusto el curso, el medio utilizado para impartirlo, qué tanto aprendieron, qué tan relevante es para su desempeño, si lo disfrutaron y sobre la duración del mismo.
Aprendizaje, determina el grado de conocimiento adquirido Se le pregunta a los participantes al momento de terminar el curso, por los conocimientos y destrezas adquiridos de acuerdo a los objetivos terminados determinados para cada módulo. Se trata de una medición del CONOCIMIENTO.
Es a este nivel que se comienzan a elaborar los items de prueba durante las etapas de diseño y desarrollo. Se recomienda diseñar por lo menos dos items de prueba por cada objetivo de cada módulo. Si existe una prueba final (post-test) esta estaría compuesta de una serie de items de prueba similares a los de cada uno de los diferentes módulos y exhaustiva en su conjunto.
Comportamiento, permite ver si las personas han transferido a su trabajo el conocimiento adquirido Se pregunta a los participantes después del curso, típicamente entre 15, 30, 60 o 90 días después del curso. Pero esto puede variar según la naturaleza de las destrezas enseñadas, y el ciclo natural de la organización. Se trata de una medición de la TRANSFERENCIA de las destrezas adquiridas a las situaciones de la vida real dentro de la organización a la que pertenece el participante.
Requiere la observación de un experto en el puesto de trabajo, o la recolección de los resultados del trabajo del participante y posterior valoración por parte de un experto, para juzgar si en efecto hubo transferencia de conocimientos y habilidades.
Resultados, mide el impacto en cuanto a cantidad y cualidad para compararlos con los objetivos planteados
Se le pregunta a la organización—pueden ser los propios participantes, sus supervisores, o al sistema de información gerencial— después del curso si la necesidad organizacional que surgió de la brecha entre el desempeño deseado y el desempeño real se cerro. También se realiza típicamente entre 15, 30, 60 o 90 días después del curso y también varía según la naturaleza de las destrezas enseñadas, y el ciclo natural de la organización. Se trata de una medición de RESULTADOS individuales y/o organizacionales
Es importante caer en cuenta que estos niveles son acumulativos. Es decir que un diseñador instruccional, no debe tratarlos como alternativas mutuamente excluyentes, si no que por el contrario si desea evaluar a cierto nivel, se ve obligado a evaluar todos los niveles anteriores.
